En faktura ligger i indbakken, men ingen ved, hvem der skal godkende den. Indkøb tror, at økonomi har sagen, mens økonomi venter på en bekræftelse af leverancen. Imens bliver næste skridt uklart, og en simpel opgave kræver flere påmindelser, end den burde.
Med multilags-godkendelse sendes en sag videre mellem de personer, der skal kontrollere eller beslutte noget, i en aftalt rækkefølge. Det handler ikke kun om at få et ja eller nej. Det handler også om at gøre ansvar, status og næste handling synlige undervejs. Det er en praktisk måde at skabe ro omkring opgaver, hvor flere roller er involveret.
En sag bevæger sig gennem tydelige roller
Først er der den, der starter sagen. Det kan være en medarbejder, som indsender en leverandørfaktura eller beder om nyt udstyr. Derefter kommer den, der kontrollerer indholdet: Stemmer leverancen med bestillingen? Er behovet beskrevet tydeligt? Til sidst træffer den ansvarlige den økonomiske eller formelle beslutning.
En medarbejder kan for eksempel sende en faktura til den indkøbsansvarlige, som kontrollerer leverancen, før den økonomiansvarlige godkender betalingen. Hver person får en afgrænset opgave, og det bliver lettere at se, hvad der skal ske bagefter. Det lyder enkelt, og netop den enkelhed mangler ofte, når en sag bliver liggende mellem to indbakker.
Forestil dig, at en afdeling bestiller kontorudstyr. Afdelingslederen sender anmodningen til sin nærmeste leder, som vurderer behovet. Derefter går den videre til den budgetansvarlige, der tager stilling til udgiften. Når rollerne er aftalt på forhånd, behøver medarbejderen ikke gætte på, hvem der skal kontaktes efter den første godkendelse.
En samlet digital arbejdsgang gør det lettere at følge sagen uden en lang kæde af e-mails. Det er en lettelse i en travl hverdag, hvor indbakken sjældent er tom i forvejen. Når status og ansvar er synlige samme sted, kan både den, der startede sagen, og den næste godkender se, hvad der mangler.
Tilpas forløbet til dokumentet og beslutningen
Skal alle dokumenter gennem de samme hænder? Næppe. En faktura kan kræve kontrol af leverancen og derefter godkendelse af betalingen, mens en kontrakt kan have brug for juridisk gennemgang. En anmodning om udstyr kan begynde hos en leder og fortsætte til den budgetansvarlige. Arbejdsgangen skal passe til beslutningen – ikke omvendt.
Her gør en tydelig rollefordeling en forskel. Indkøb kan kontrollere, at varen eller ydelsen er modtaget som aftalt, mens økonomi vurderer betalingen. Den juridisk ansvarlige kan gennemgå kontraktens vilkår uden også at skulle tage stilling til afdelingens budget. Når opgaverne er fordelt, behøver alle ikke kontrollere alt.
Se på tre typiske sager: En leverandørfaktura går fra indkøb til økonomi. En anmodning om nyt udstyr går fra nærmeste leder til den budgetansvarlige. En kontrakt går til juridisk gennemgang, før den kan fortsætte. Sagerne kan ligne hinanden på overfladen, men kræver forskellige kontrollanter og beslutninger. Den rigtige opsætning gør det lettere at se, hvem der skal gøre hvad.
Før I vælger et forløb, bør I afklare, hvilke dokumenter der kræver hvilke godkendere, og hvad hver person konkret skal kontrollere. Ellers kan I ende med en proces, der ser fin ud på papiret, men ikke passer til hverdagen. Den bedste arbejdsgang er sjældent den mest komplicerede.
Når en sag går tilbage, eller en godkender er væk
Hvad sker der, når en godkender er fraværende, eller dokumentet ikke er klar? Uden en tydelig aftale kan sagen gå i stå, mens kolleger prøver at finde ud af, hvem der må tage over. Ansvar og næste skridt skal være aftalt på forhånd – ikke overladt til håbet.
Forestil dig, at en medarbejder sender en kontrakt til godkendelse. Den juridisk ansvarlige opdager en formulering, der skal rettes, og sender dokumentet tilbage. Medarbejderen opdaterer teksten, hvorefter kontrakten fortsætter gennem det aftalte forløb. En rettelse behøver ikke sende alle tilbage til start, hvis det er klart, hvem der skal ændre hvad, og hvor sagen fortsætter.
Det samme gælder ved fravær. Organisationen bør på forhånd beslutte, hvem der kan overtage, og hvordan opgaven overdrages, hvis den næste godkender er på ferie. Det er ikke nødvendigvis en stor teknisk opgave, men det kræver en beslutning, før sagen lander hos en person, der ikke kan handle. En synlig status gør det også lettere at skelne mellem en sag, der venter på godkendelse, og en sag, der venter på rettelser.
Når ingen kan se, hvem der har bolden, bliver opfølgning hurtigt til gætværk. Med en klar rækkefølge kan medarbejderen se, om sagen ligger hos lederen, økonomi eller den juridisk ansvarlige. Det fjerner ikke al kommunikation, men gør den mere konkret: I stedet for at spørge, om nogen har set dokumentet, kan man spørge til det trin, der mangler. Det er trods alt rarere end at lege detektiv i indbakken.
Afklar arbejdsgangen, før den sættes op
Inden I indfører multilags-godkendelse, så tag udgangspunkt i de sager, der allerede skaber tvivl. Følg en faktura fra indsendelse til betaling, eller se på, hvordan en kontrakt bevæger sig mellem medarbejderen og den juridisk ansvarlige. Det giver et mere realistisk billede end at begynde med en generel skabelon.
Brug denne korte tjekliste som afsæt:
- Hvem må starte hver type sag?
- Hvem kontrollerer dokumentets indhold, og hvad skal vedkommende se efter?
- Hvem træffer den endelige beslutning?
- Hvem tager over, hvis en godkender er fraværende?
- Hvordan sendes en sag tilbage til rettelse, og hvor fortsætter den?
- Hvor kan medarbejderne se status og næste handling?
Forløbet skal være tydeligt nok til, at medarbejderen kan forstå, hvad der sker, uden at kende alle interne detaljer. Samtidig skal ledere og økonomi kunne se, hvad de har ansvar for, og hvornår sagen lander hos dem. Det kræver lidt omtanke i opsætningen, men gør det lettere at holde styr på både ansvar og fremdrift.
Vil I se, hvordan en digital løsning kan understøtte godkendelser, hvor flere personer bidrager i rækkefølge, kan I læse mere på Nordflows side om multilags-godkendelse. Start med jeres egne dokumenter og roller. Når alle ved, hvem der handler næste gang, behøver en ventende faktura ikke blive et lille mysterium.
Se mere hos nordflow.io.